bisogna sempre rispondere alle chiamate?
Per molto tempo ho considerato la disponibilità una qualità professionale quasi obbligatoria. Se qualcuno scrive ingaggiandomi, ovviamente rispondo. Se viene convocata una riunione, chiaramente partecipo. Se bisogna prendere una decisione, intervengo. La giornata si riempie in fretta e, alla sera, rimane la sensazione di avere lavorato senza aver lasciato molto in ordine.
Rileggendo un vecchio articolo sulla scarsità nel project management, mi sono accorto che forse non ho espresso bene il concetto che volevo condividere: il problema riguarda la quantità di lavoro e il modo in cui la nostra presenza modifica il comportamento degli altri.
Ad esempio, in un gruppo di sviluppo software avevo notato un responsabile rispondere a ogni messaggio e partecipare a ogni discussione. Presenzialismo, spesso deleterio.
Forse per questa persona sembrava il modo più rapido per togliere gli ostacoli. Ma nel giro di qualche mese, il gruppo aveva smesso di prendere decisioni in autonomia: ogni dubbio risaliva fino al loro "leader", anche quando le persone possedevano già le informazioni necessarie per procedere in autonomia.
La disponibilità aveva prodotto dipendenza. Il responsabile era diventato il punto di passaggio per ogni attività e il gruppo aveva perso l’abitudine di valutare, scegliere e verificare da solo. Quando quella presenza è diminuita, le persone hanno attraversato una fase di incertezza. C'è voluto del tempo perché tornassero ad essere autonome.
Da allora suggerisco sempre una certa cautela nell'essere «sempre disponibile». Può indicare attenzione e responsabilità. Può anche comunicare, senza intenzione, che nessuno deve decidere prima di aver chiesto conferma.
Un intervento utile ha un momento e una misura. A volte serve una risposta immediata. In altri casi conviene lasciare che una persona formuli una proposta, commetta un errore circoscritto e impari a correggerlo. Il tempo che non occupo io può diventare tempo di apprendimento per qualcun altro.
Anche il silenzio produce informazioni. L'ho scritto in tante occasioni.
Quando nessuno interviene appena compare una difficoltà, è difficile ricostruire il problema, capire quali dati mancano. Questa pausa può costare qualche minuto e risparmiare molte richieste successive.
La mia disponibilità vale di più quando risponde a una domanda precisa. Il resto rischia di diventare rumore, anche se nasce da buone intenzioni.
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