La cortesia dopo la virgola
«Egregio signor Rossi» è una formula che si scrive quasi senza pensarci. Rileggendola, mi ha divertito la sorte di quell’aggettivo. Il latino egregius contiene grex, il gregge, e indica chi se ne distingue. Nella prima riga di una lettera, invece, egregio può spettare a chiunque si trovi al posto del signor Rossi. Treccani e De Mauro registrano entrambi gli usi, l’elogio e la formula epistolare.[^egregio] Fra sconosciuti quella formula permette di rivolgersi a qualcuno con rispetto, senza prendersi confidenze.
Supponiamo che dopo la virgola venga una richiesta dell’ufficio.
In riferimento alla pratica in oggetto, si comunica che, ai fini del perfezionamento della stessa, si rende necessaria la trasmissione della documentazione integrativa.
Il signor Rossi ha appreso che deve mandare qualcosa. Gli tocca ancora capire che cosa, a chi ed entro quando. Magari risponde per chiedere quale documento manchi. A quel punto chi ha spedito la lettera deve riaprire la pratica per comunicare un dato che aveva già sotto gli occhi. La frase era breve per chi l’ha scritta. Per chi l’ha ricevuta si è allungata di una telefonata o di un’altra lettera.
Supponiamo che manchi la copia firmata di un modulo e che l’ufficio possa accettarla per posta elettronica. La stessa lettera potrebbe continuare così.
Per completare la sua pratica ci occorre la copia firmata del modulo di adesione. La invii entro il 30 novembre rispondendo a questa e-mail.
La seconda versione presuppone che qualcuno abbia fatto tre verifiche. Ha identificato il modulo, accertato che la casella da cui scrive possa ricevere il documento e controllato la scadenza. Se la lettera parte da un indirizzo che respinge le risposte, il messaggio torna indietro. Il signor Rossi può eseguirla alla lettera e trovarsi ancora, il 1º dicembre, con una pratica incompleta.
Con la formula «si rende necessaria la trasmissione» l’ufficio può spedire la lettera anche quando le competenze sono ancora incerte. Chi verifica la firma? Chi registra l’arrivo del modulo? Sarà il destinatario, con una telefonata o un secondo invio, a scoprire dove la pratica si è fermata. L’incertezza che gli uffici potevano risolvere fra loro diventa lavoro per chi ha meno modo di risolverla.
Le formule, del resto, servono anche a trattare con lo stesso riguardo persone diverse. Un modello di lettera può garantire che ciascuno riceva le medesime indicazioni e che nessuno debba indovinare una scadenza. Per ottenere questo risultato occorre distinguere ciò che si può scrivere una volta per tutte da ciò che va accertato per ogni pratica. «Egregio signor Rossi» richiede il nome giusto. «Manca la copia firmata» richiede che qualcuno abbia aperto il fascicolo.
Il signor Rossi firma il modulo e lo spedisce entro il termine. A quel punto tocca all’ufficio registrare il documento. Se la lettera è chiara e la procedura funziona, al signor Rossi basta una risposta. L’ufficio gli ha risparmiato una telefonata. Anche questa è cortesia.