La tecnologia rende visibile (solo) una parte del processo
Ho ritrovato un vecchio manuale operativo. A prima vista sembrava un elenco di istruzioni per usare Jira e BigPicture: assegnare un’attività, indicare una data, stimare le ore, registrare il tempo impiegato.
Rileggendolo, ho visto qualcosa di più interessante. Dietro ogni casella c’era una domanda concreta: chi sta lavorando? Quanto tempo ha a disposizione? Quale decisione deve ancora essere presa? Che cosa accade quando un’attività passa da una persona all’altra?
Una board mostra colori, colonne e scadenze. Il lavoro, però, si svolge fuori dallo schermo: in una telefonata, in una riunione, in una correzione urgente, in quel momento preciso nel quale qualcuno capisce che la stima era troppo ottimista.
Per questo la registrazione delle ore conta. Non serve soltanto a compilare un rapporto. Permette di confrontare il lavoro previsto con quello effettivamente svolto e di capire dove il progetto consuma energie che il piano non aveva considerato.
Anche l’assegnatario ha un significato. Un’attività senza responsabile può sembrare disponibile, mentre sta soltanto aspettando che qualcuno si accorga della sua esistenza.
La tecnologia rende visibile una parte del processo. La parte restante richiede attenzione, conversazioni e giudizio. Una board ben organizzata aiuta a seguire il lavoro; non può svolgerlo al posto delle persone.
Quando chiudo il manuale, penso che il vero strumento di gestione sia la domanda: chi deve fare il prossimo passo?